Badges zijn breed inzetbare middelen om je toegangscontrole, identificatie of (event) branding te versoepelen. Flexibiliteit op zakformaat dus, die je ook nog eens eenvoudig zelf kunt maken. Benieuwd hoe? In dit artikel geven we je de belangrijkste aandachtspunten en handige tips bij badges maken.
Badges, een flexibele en doeltreffende oplossing
De badge is een veel voorkomend verschijnsel op allerlei verschillende plekken. Beurzen, ziekenhuizen, scholen, bedrijven; het zijn slechts enkele voorbeelden. Logisch, want de inzetbaarheid is breed. De vorm van de badge kan hierbij sterk uiteenlopen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een basic bezoekerspas in de huisstijl van je bedrijf
- ID-kaart voor werknemers
- Plastic pas met voorgeprogrammeerde RFID-chip voor toegangsverlening
- Duurzame stevige papieren expobadges in full colour
- Multi-inzetbare passen voor gebruik van het kopieerapparaat, de koffiemachine en lockers
- Ledenpassen met logo, NAW-gegevens en ledennummer
Hierbij zijn niet enkel de mogelijkheden groot, maar ook de flexibiliteit. Helemaal als je zelf cardprinters hebt staan (of gehuurd) om badges te bedrukken. Moeilijk? Nee hoor! We helpen je op weg met onderstaand stappenplan.
In de praktijk
Glasheldere persoonsidentificatie voor zorgorganisatie Liberein. Lees hoe we deze klant hebben begeleid van eerste ontwerp naar het volledig zelf bedrukken van hun medewerkerspassen door HR.
Stappenplan om zelf badges te bedrukken
Stel jezelf de volgende vragen bij de keuze van de juiste badges en het (laten) maken hiervan:
1. Welk materiaal wil je gebruiken?
De keuze van het materiaal voor je badge hangt van verschillende factoren af. Zo is een papieren badge goedkoper en sneller te printen. Handig voor bijvoorbeeld evenementen waar je wilt dat bezoekers snel naar binnen kunnen met hun ticket en de badge slechts kort gebruikt wordt. Ga je echter voor langdurig en/of technisch gebruik voor bijvoorbeeld toegangscontrole, werknemerspassen of ID-kaarten? Dan is plastic de beste keuze.
2. Waar ga je de badges voor gebruiken?
Dit punt hangt deels samen met de materiaalkeuze. Bij toepassing binnen een beurs of event is snelheid belangrijk en wil je een cardprinter die hierop inspeelt. Ook informatiebehoefte speelt hierbij een rol. Zo is bijvoorbeeld de Zebra ZC10L badgeprinter de enige printer die full colour badges kan bedrukken in 140 x 88mm. Het voordeel van deze grotere badges is dat je op de achterkant bijvoorbeeld informatie zoals het programma kunt afdrukken.
Vraagt de toepassing echter om meer veiligheid, omdat het gaat om identificatie of toegangsverlening tot bepaalde ruimtes of apparaten? Dan is een plastic pas met RFID-chip die je naar wens programmeert de beste keuze.
3. Het ontwerp van je badge
Wat voor soort badge je ook kiest, je wilt dat de uitstraling professioneel oogt. Het ontwerp is dan ook belangrijk binnen het creatieproces. Hierbij heb je drie keuzes:
- Het design volledig uitbesteden: hierbij leg je het ontwerp volledig bij onze ontwerpers neer en verzorgen wij een herbruikbare template voor jouw badges en passen, waar nodig inclusief voorgeprogrammeerde chips. Vervolgens leveren we jou (of de eindgebruiker) de voorbedrukte passen.
- Design aanleveren: heb je zelf al een ontwerp? Dan drukken we deze direct op de kaarten en versturen we de gewenste oplages naar jou of je klant.
- Zelf badges ontwerpen: met onze EasyBadge software ontwerp je eenvoudig je eigen badges. In een paar klikken bepaal je de positie van informatievelden, afbeeldingen en huisstijlelementen. De foto's kun je gewoon met een smartphone op locatie maken, waardoor je dit door één of juist meerdere gebruikers kunt laten doen. Eenvoudig en doeltreffend.
Belangrijk is in ieder geval dat je scherpe afbeeldingen gebruikt, het design overzichtelijk blijft en je rekening houdt met eventuele extra's, zoals het programmeren van chips en koppelingen met een database.
4. Uitbesteden of een badgeprinter of labelprinter huren of kopen?
Apparatuur speelt een centrale rol in dit verhaal. Zelf badges drukken kan tenslotte alleen als je ook een printer hebt. Wil je structureel passen kunnen bedrukken en optimaal flexibel zijn? Dan is een eigen printer kopen de beste keuze. Gaat het echter om een tijdelijke piekdrukte vanwege bijvoorbeeld een evenement? Overweeg dan eens om een printer te huren.
Welke cardprinter past bij jou? Bekijk ons blog met handige tips om de juiste cardprinter te kiezen.
5. Accessoires voor je badge
Als je eenmaal badges hebt, wil je het gebruik ervan zo gemakkelijk mogelijk maken. Moet deze gewoon in de portemonnee kunnen of ergens aan te bevestigen zijn? Denk daarom na welke accessoires dit mogelijk maken. Veel gekozen opties zijn lanyards, jojo's, spelden en magneetstrips.
6. Extra services & onderhoud
Naast ondersteuning bij het ontwerpen, bedrukken en verhuren of verkopen van badgeprinters, biedt DCP extra oplossingen om dit proces te vergemakkelijken. Een mooi voorbeeld hiervan is ondersteuning bij foto's maken voor ID-kaarten. Vanuit de wetgeving rondom persoonsidentificatie en privacy is het belangrijk dat dit goed gebeurt. DCP levert hiervoor zowel de apparatuur, zoals camera's, statieven en digitale handtekening-pad, als de mogelijkheid om dit op locatie zelf uit te voeren.
En wil je zeker weten dat altijd alles werkt zoals het hoort? Kies dan voor volledige ontzorging met een onderhoudscontract, dan zorgen wij dat alles ook blijft werken.
Vraag het onze badge-expert
Heb je nog vragen of wil je meer weten over de beste oplossing voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op met het DCP-team. We denken graag met je mee! En bekijk ook ons blog voor meer handige tips rondom plastic passen & labels en schrijf je in voor de DCP-nieuwsbrief om de laatste ontwikkelingen direct te ontvangen.