Het Nationale Park De Hoge Veluwe wordt jaarlijks door heel wat verschillende groepen mensen bezocht. Van jaarkaarthouders, sponsoren en onderzoekers tot medewerkers en vrijwilligers. Allemaal hebben ze hun eigen toegangskaart. Om al die verschillende kaarten elk jaar weer bij de juiste personen op de deurmat te laten vallen, schakelt het Park DCP in voor de complete fulfilment. Maar het begon allemaal met de bestelling van een paar cardprinters.
Lees onderstaand meer over de succesvolle samenwerking met deze klant.
“We hebben best een complex systeem. Door continu met DCP te kijken hoe we het databaheer nog beter kunnen inrichten, gaat het elk jaar nóg weer een stukje beter. Ze denken heel goed met ons mee.”
Joost Kemp, plaatsvervangend Hoofd Bezoekersmanagement
Elk type kaart heeft ieder jaar weer een eigen kleur en icoontjes, zodat snel te zien is welke privileges de kaarthouder heeft. De persoonlijke jaarkaarten worden bedrukt met naam, geboortejaar, relatienummer en pasfoto. Aan de hand van de kleur en pasfoto kan de controleur snel zien of iemand inderdaad toegang heeft tot het Park.
Wat was de uitdaging?
Toen Het Nationale Park Hoge Veluwe in 2016 in contact kwam met DCP was de vraag helder: om alle verschillende bezoekers van het Park toegang te verlenen tot het Park wilden ze overstappen naar plastic passen. Tot die tijd werkte het Park nog met gelamineerde papieren bezoekerskaarten op A6-formaat. Niet heel praktisch voor de gebruikers en veel handmatig werk bij de balie van het Bezoekerscentrum.
Het Park besloot een aantal cardprinters aan te schaffen om zelf plastic bezoekerskaarten te kunnen maken. De andere kaarten, zoals die voor medewerkers en vrijwilligers, werden door DCP gedrukt en verstuurd. Ook voor de jaarkaarthouders die elk jaar automatisch wilden verlengen, werd DCP gevraagd het fulfilment te verzorgen.
De eigen cardprinters werden direct aangesloten op een camera bij de balie, zodat de pas ter plekke geprint kon worden, compleet met foto en andere persoonlijke gegevens. De kaarthouders waren er blij mee: zo’n pasje past goed in je portemonnee en het ziet er mooi uit. Toch was het voor de baliemedewerkers geen doorslaand succes. Met name aan het begin van het nieuwe jaar leidde het uitgeven van de kaarten tot lange wachtrijen.
“DCP blinkt echt uit in meedenken. Als dingen plotseling toch weer anders lopen dan we van tevoren hadden bedacht, zijn ze altijd bereid om mee te denken hoe het opgelost kan worden. Ze doen keihard hun best.”
Daarom besluit Hoge Veluwe na een aantal jaar zelf printen om het fulfilment door DCP verder uit te breiden. Vanaf dat moment wordt het overgrote deel van de kaarten door DCP gemaakt en verstuurd. De grootste uitdaging daarbij is dat er zo’n 25 verschillende soorten abonnementen bestaan voor verschillende groepen: medewerkers, vrijwilligers, studenten, onderzoekers, bezoekers, relaties, sponsoren etcetera. Ze ontvangen allemaal een eigen brief en als er binnen een gezin meerdere kaarthouders zijn, moeten alle kaarten in één envelop verstuurd worden. Dat vraagt nogal wat van de verwerking.
De wensen van de klant
- Fulfilment
- Zo’n 25 verschillende abonnementen en 5 typen kaarten
- Elk jaar wisselende kleuren
- Goede drukkwaliteit voor toegangscontrole
- Continue uitwisseling mutaties database
Onze oplossing
Het proces is zo veel mogelijk geautomatiseerd. Dat begint al bij het aanvragen van een jaarkaart op de website van het Park met automatische incasso. Zodra de betaling goedgekeurd is door de bank wordt de database aangepast. Elke dag worden de mutaties automatisch doorgezet naar de server van DCP. Om de paar dagen worden de verzamelde gegevens verwerkt, zodat nieuwe klanten hun kaart binnen 2 weken na aanvraag in huis hebben.
Naast de nieuwe aanvragen van bezoekers via de website door het jaar heen, is er ook één keer per jaar een bulkactie. Dan levert De Hoge Veluwe de database aan met de gegevens van alle vaste bezoekers, maar ook van bijvoorbeeld relaties, sponsoren, medewerkers en vrijwilligers. In een paar weken tijd drukt DCP zo’n 15.000 kaarten voor het nieuwe jaar en zorgt ervoor dat ze voor de kerstvakantie bij iedereen op de deurmat liggen.
En de cardprinters op het Park zelf? Die zijn inmiddels vervangen door nieuwere, nog betere cardprinters. Zo kunnen balie- en kantoormedewerkers toch nog snel en eenvoudig zelf een incidentele pas printen, bijvoorbeeld voor iemand die zijn jaarkaart is verloren.
“Ze leveren wat ze beloven, op een leuke manier. Ik heb nooit het idee dat ik maar een nummertje ben. Wie ik ook aan de lijn krijg, ze kennen Park Hoge Veluwe allemaal.”
Het resultaat
Er is geen losse verkoop aan de balie meer. Mensen vullen hun gegevens nu zelf in via de website. Dat voorkomt lange rijen en verkleint de kans op fouten. Doordat DCP nu de grote bulk voor zijn rekening neemt, spaart het Park een hoop tijd uit.
Met wel 25 verschillende soorten kaarten blijft het een vrij complex systeem. Toch zijn we er samen in geslaagd een heel efficiënt werkproces in te richten. Het afgelopen jaar wisten we de verwerkingstijd tussen aanleveren database en datum deurmat zelfs nog weer met een paar dagen te verkorten. Daar is Joost blij mee, want dan kan het Park later incasseren. En dat is weer fijn voor de kaarthouders.
Ook over de volgende stap wordt al nagedacht. Zo printen we vanaf 2023 een QR-code op de passen. De passen zijn dan alvast klaar voor scanning en kunnen misschien al worden ingezet in de winkel en het parkrestaurant.
“Groningen is voor ons best ver weg, maar dat voelt absoluut niet zo. Ze nemen altijd snel contact op als er iets is.”
Over de klant
Stichting Het Nationale Park De Hoge Veluwe is het grootste aaneengesloten actief beheerde natuurgebied in Nederland dat in particulier bezit is. Het Park is de unieke nalatenschap van een van de meest markante echtparen uit de Nederlandse geschiedenis: Anton en Helene Kröller-Müller. Zoals zij het wensten, is het Park nog steeds zelfstandig en grotendeels financieel onafhankelijk. Inkomsten worden voornamelijk gegenereerd uit de betalende bezoekers. Het doel is om die bezoekers zo veel mogelijk te inspireren en laten genieten van de natuur & het landschap, de kunst & architectuur en historische verhalen.
Meer weten?
Wil je meer weten over deze case, de mogelijkheden op het gebied van plastic cards en bezoekerspassen of DCP? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en neem ook een kijkje op het DCP blog en onze andere cases.