Een mobiele telefoon kan prima een barcode scannen. Voor enkele scans per dag is dat vaak voldoende. Maar zodra medewerkers dagelijks veel artikelen, orders of locaties moeten scannen, biedt een handheld computer duidelijke voordelen. Een handheld computer is gemaakt voor intensief scanwerk. Het apparaat kan het scannen makkelijker maken, is robuuster dan een mobiele telefoon en kan scangegevens direct uitwisselen met je bedrijfssoftware. Toch is een handheld computer niet altijd de beste keuze. De juiste oplossing hangt af van het volledige scanproces: van het etiket en de reader tot de gebruiker, de software en het beheer.
IN DIT ARTIKEL
- Wanneer is een mobiele telefoon voldoende?
- Welke voordelen biedt een handheld computer?
- Wanneer is investeren in handheld computers waardevol?
- Waar let je op bij het kiezen van de juiste handheld?
- De werkomgeving bepaalt hoe robuust het apparaat moet zijn
- Test wat tijdens een volledige dienst prettig werkt
- Kies een batterij die aansluit op jouw werkritme
- Het scanresultaat wordt bepaald door software en beheer
- Houd de inrichting van apparaten beheersbaar
- Een handheld computer vraagt ook tijd en aandacht
- Kies vanuit het volledige scanproces
Wanneer is een mobiele telefoon voldoende?
Met de juiste app kan de camera van een mobiele telefoon barcodes en QR-codes lezen. Dat maakt een mobiele telefoon een praktische keuze voor eenvoudig en incidenteel scanwerk. Je collega’s kennen de bediening meestal al. Bovendien hoef je mogelijk geen extra apparaten aan te schaffen.
Een mobiele telefoon kan voldoende zijn wanneer:
- je maar enkele keren per dag scant;
- je met duidelijke en goed bereikbare codes werkt;
- een vertraagde of mislukte scan weinig gevolgen heeft;
- je maar een paar apparaten nodig hebt;
- je eerst wilt onderzoeken wat scannen voor je proces oplevert.
Welke voordelen biedt een handheld computer?
De afweging verandert wanneer de scan geen losse handeling meer is, maar een belangrijke processtap. Denk aan het bevestigen van een levering, het verwerken van een voorraadmutatie of het controleren van een order. Dan hebben snelheid en betrouwbaarheid direct invloed op het werk.
Een handheld computer maakt intensief scannen makkelijker. Het apparaat lijkt vaak op een stevige mobiele telefoon. Het belangrijkste verschil is dat een handheld specifiek ontwikkeld is voor dagelijks gebruik in een veeleisende omgeving.
Minder handelingen bij iedere scan
Afhankelijk van de uitvoering beschikt een handheld computer over een ingebouwde reader, een vaste scanknop en mogelijkheden om gegevens direct te verwerken. Daarmee kan een medewerker een code lezen zonder steeds de camera te openen, te richten of het scherm aan te raken. Dat is vooral praktisch bij grote aantallen scans, lastig bereikbare etiketten, wisselende afstanden of minder goed leesbare codes.
Bij een mobiele telefoon gebruik je meestal de ingebouwde camera om te scannen. Daarvoor moet je de telefoon activeren, de camera-app openen, de barcode goed in beeld krijgen en scherpstellen. Voor een enkele scan is dat vaak geen probleem. Bij veel scans achter elkaar kunnen deze extra handelingen het werk vertragen.
Vergelijk het met zelfscannen in de supermarkt. Voor een paar artikelen is de app op je mobiele telefoon vaak handig genoeg. Wil je een volle winkelwagen scannen, dan werkt een handscanner sneller en prettiger. Je houdt het apparaat gemakkelijk vast, drukt op de scanknop en scant meerdere producten achter elkaar.
EEN VERGELIJKING
Vergelijk het met zelfscannen in de supermarkt. Voor een paar artikelen is de app op je mobiele telefoon vaak handig genoeg. Wil je een volle winkelwagen scannen, dan werkt een handscanner sneller en prettiger. Je houdt het apparaat gemakkelijk vast, drukt op de scanknop en scant meerdere producten achter elkaar.
Op de werkvloer geldt hetzelfde principe, maar dan op grotere schaal. Als een medewerker de hele dag artikelen, orders of locaties scant, telt iedere extra handeling mee. Een handheld computer met ingebouwde reader kan het scanwerk dan sneller, eenvoudiger en minder belastend maken.
Na de scan kan de medewerker de informatie direct controleren en verdergaan. Hij kan bijvoorbeeld een ontvangen artikel registreren, een pickopdracht afronden of een product aan een locatie koppelen.
Wanneer is investeren in handheld computers waardevol?
Investeren wordt vooral interessant wanneer scannen direct invloed heeft op de voortgang en betrouwbaarheid van het werk. Een handheld computer kan een passende keuze zijn wanneer:
- medewerkers dagelijks grote aantallen artikelen, orders of locaties scannen;
- een verkeerde of gemiste scan direct een procesfout veroorzaakt;
- vertraging bij het scannen andere werkzaamheden ophoudt;
- apparaten in een veeleisende omgeving worden gebruikt;
- gegevens direct in je bedrijfssoftware moeten worden verwerkt;
- je meerdere apparaten op dezelfde manier wilt beheren;
- het aantal gebruikers, locaties of scans groeit.
Groei is vaak het omslagpunt. Wat met één medewerker en een mobiele telefoon goed werkt, kan bij meerdere medewerkers of locaties onoverzichtelijk worden. Er ontstaan verschillende werkwijzen en het beheren van de apparaten kost steeds meer tijd. Een gestandaardiseerde inrichting voor labelen en scannen met handheld computers kan dan meer structuur aanbrengen.
LEESTIP
In ons artikel Slim labelen en scannen helpt groeiende bedrijven vooruit lees je meer over de rol van scanning binnen groeiende bedrijfsprocessen.
Waar let je op bij het kiezen van de juiste handheld?
Om de juiste handheld computer te selecteren, let je op een aantal praktische zaken:
- Werkomgeving
- Wensen van gebruikers
- Batterijcapaciteit
Daarnaast zul je goed moeten nadenken over de meer beheersmatige aspecten:
1. De werkomgeving bepaalt hoe robuust het apparaat moet zijn
In een magazijn, productiehal, werkplaats of bestelbus krijgt een apparaat meer te verduren dan op kantoor. Denk aan vallen, stoten, stof, vocht en temperatuurswisselingen. Een beschermhoes helpt, maar biedt niet dezelfde bescherming als een apparaat dat voor zo'n werkomgeving is ontwikkeld. Kies ook niet automatisch de zwaarste uitvoering: stem de bescherming af op de omstandigheden waarin medewerkers de apparaten gebruiken.
2. Test wat tijdens een volledige dienst prettig werkt
Ook het formaat, het gewicht, het scherm en de plaats van de scanknop tellen mee. Een apparaat kan tijdens een korte demonstratie goed aanvoelen, maar na een volledige dienst toch zwaar of onhandig blijken. Betrek daarom de medewerkers die ermee gaan werken bij de keuze.
TIP!
Op onze pagina over handheld computers vind je verschillende uitvoeringen en mogelijkheden.
3. Kies een batterij die aansluit op jouw werkritme
Een lege batterij kan het proces vertragen wanneer medewerkers van het apparaat afhankelijk zijn. Kies daarom voor een batterij die qua capaciteit past bij het werkritme in jouw organisatie.
Handheld computers zijn, afhankelijk van het model, verkrijgbaar met verwisselbare batterijen en speciale laadstations. Dat kan waardevol zijn wanneer apparaten de hele dag worden gebruikt of wanneer je in meerdere diensten werkt.
Kijk niet alleen naar de door de fabrikant opgegeven batterijcapaciteit. Het scherm, de draadloze verbinding, de software en het aantal scans hebben invloed op de gebruiksduur. Maak daarnaast duidelijke afspraken over opladen en het klaarzetten van apparaten.
4. Het scanresultaat wordt bepaald door software en beheer
Een barcode lezen is meestal niet het einddoel. De scan moet iets controleren, registreren of in gang zetten. Misschien wil je registreren dat een order is verzameld, een voorraadmutatie doorvoeren of controleren of een product op de juiste locatie ligt. Daarvoor moeten het apparaat, de toepassing en je bedrijfssoftware goed samenwerken.
Als gegevens direct worden verwerkt, hoeven medewerkers minder informatie handmatig over te nemen. Dat kan invoerfouten helpen voorkomen en zorgt ervoor dat actuele informatie sneller beschikbaar is.
Bepaal daarom vooraf:
- welke informatie je wilt vastleggen;
- waar de gegevens terecht moeten komen;
- wat de medewerker na de scan moet zien;
- wat er gebeurt wanneer er tijdelijk geen externe verbinding is.
5. Houd de inrichting van apparaten beheersbaar
Bij een klein aantal apparaten kun je instellingen vaak nog afzonderlijk beheren. Naarmate het aantal gebruikers of locaties groeit, wordt een standaard inrichting belangrijker. Verschillen in instellingen, toepassingen en softwareversies kunnen anders tot vragen en afwijkende werkwijzen leiden.
Met centraal apparaatbeheer of mobile device management (MDM) kun je alle handheld computers op dezelfde manier instellen. Afhankelijk van de gekozen oplossing kun je toepassingen verspreiden, updates uitvoeren en een defect apparaat vervangen door een apparaat met dezelfde inrichting.
Beoordeel het apparaat, de software en het beheer daarom als één geheel. Een goede reader alleen maakt het proces nog niet betrouwbaar.
6. Een handheld computer vraagt ook tijd en aandacht
Een handheld computer biedt niet alleen voordelen. Het apparaat moet worden gekozen en ingericht. De software moet aansluiten op je proces en medewerkers moeten weten hoe ze ermee werken.
Maak vooraf praktische afspraken over:
- het bewaren en opladen van de apparaten;
- het beheer van instellingen en software;
- de aanpak bij schade of een storing;
- het aanspreekpunt voor vragen van medewerkers.
Mogelijk heb je daarnaast accessoires, softwarelicenties, laadstations of een aanpassing aan je bestaande software nodig. Neem deze onderdelen mee in de investering.
Kijk verder dan de aanschafprijs. Beoordeel ook hoeveel tijd medewerkers per scan nodig hebben, hoeveel aandacht het beheer vraagt en wat er gebeurt wanneer een apparaat uitvalt. Denk daarnaast aan mogelijke reparaties en vervanging.
Bij een eenvoudig proces met weinig scans wegen de voordelen van de handheld meestal niet op tegen de benodigde investering en inrichting ervan. Dan is een mobiele telefoon mogelijk de meest praktische keuze.
Bij intensief of belangrijk scanwerk kan een handheld computer juist zorgen voor een beter beheersbare werkwijze. De beste keuze is dus niet automatisch het goedkoopste apparaat, maar de oplossing die tegen passende kosten betrouwbaar aansluit op je proces.
Kies vanuit het volledige scanproces
De vraag is niet of een handheld computer altijd beter is dan een mobiele telefoon. De vraag is welke oplossing past bij de dagelijkse werkzaamheden.
Een mobiele telefoon kan voldoende zijn voor weinig scans in een eenvoudige omgeving. Een handheld computer wordt waardevoller wanneer snelheid, betrouwbaarheid, robuustheid en directe verwerking belangrijk zijn.
Test de beoogde oplossing in de praktijk. Gebruik daarbij de echte etiketten, afstanden, lichtomstandigheden en software. Controleer niet alleen of het apparaat de code leest, maar ook of de medewerker de juiste informatie ziet en zonder onnodige handelingen verder kan.
Wil je weten of een mobiele telefoon nog bij je scanproces past of dat een handheld computer meerwaarde biedt? Plan een adviesgesprek met DCP. Dan bekijken we samen wat er in jouw situatie nodig is. Daarbij kijken we naar het hele proces: van etiket en reader tot softwarekoppeling, inrichting, beheer en support. We denken technisch en analytisch mee binnen je bestaande situatie. Zo krijg je een oplossing die praktisch werkt, aansluit op je systemen en op lange termijn beheersbaar blijft.