Met slim labelen en scannen maak je minder fouten, werk je sneller en houd je veel beter grip op je bedrijfsprocessen. Dat is belangrijk, zeker als je bedrijf groeit van start-up naar een volwassen MKB-organisatie. Door elk product, onderdeel of document een unieke code te geven en die stap voor stap te scannen, bouw je een betrouwbaar, realtime beeld op van wat er in je bedrijf gebeurt.

Van Excelsheet naar structuur en digitaliseren

Als je net gestart bent als ondernemer, kies je vaak voor snelle, praktische oplossingen. Je houdt je voorraad, verkoop en inkoop bij in een Excelsheet of een ander eenvoudig systeem en veel registraties doe je handmatig. Dat werkt prima, zolang je volumes laag zijn en je zelf overal bovenop zit.

Maar als de vraag toeneemt, je assortiment groeit en je extra mensen aanneemt, wordt het lastiger om het overzicht te bewaren. Fouten in orderpicking, zoekgeraakte onderdelen of dubbele bestellingen sluipen er steeds makkelijker in. Groei vraagt om meer structuur én slimme digitalisering.

Waarom labelscanning zo krachtig is

Bij labelscanning geef je elk onderdeel in je proces een unieke identificatie, bijvoorbeeld met een barcode, QR-code of RFID-tag. Telkens wanneer een product binnenkomt, verplaatst wordt, verwerkt wordt of de deur uitgaat, wordt die code gescand. Met de juiste koppelingen tussen hardware en software wordt de informatie die je zo verzamelt automatisch gekoppeld aan je bedrijfssoftware, zoals je ERP-, TMS- of voorraadsysteem (WMS).

Daardoor weet je op elk moment:

  • Hoeveel voorraad je hebt en waar die ligt.
  • Welke orders al gepickt, verpakt of verzonden zijn.
  • Welke onderdelen vastlopen in het proces.

Het gevolg:

  • Je weet precies wanneer je moet zorgen voor extra voorraad 
  • Je maakt minder fouten
  • Je kunt sneller werken
  • Je bespaart kosten
  • Je klanten zijn blijer en loyaler

In veel warehouses zijn barcodesystemen nog de standaard, omdat labels maar een paar cent kosten en scanners relatief goedkoop zijn. RFID komt vooral in beeld als je grote batches of pallets tegelijk wilt scannen, omdat je dan in één keer tientallen tot honderden tags kunt lezen, zelfs zonder dat de scanner direct zicht heeft op de tags.

Barcode of RFID: wat past bij jouw bedrijf?

Barcode/QR

  • Lage kosten per label (meestal slechts een paar cent).
  • Scanners zijn betaalbaar; basismodellen zitten vaak rond de honderd euro of zelfs iets minder.
  • Ideaal als je producten stuk voor stuk scant en volumes behapbaar zijn.

RFID

  • Tags zijn duurder; vanaf zo’n 10 cent per stuk, afhankelijk van de toepassing.
  • RFID-readers die op grote afstand kunnen scannen, kosten een stuk meer dan eenvoudige barcodescanners.
  • Groot voordeel: je kunt veel producten tegelijk scannen, zonder zichtlijn en vaak op grotere afstand. In testsituaties kunnen RFID-systemen duizenden tags per uur lezen. Dat maakt het interessant in omgevingen met hoge volumes, veel beweging en strakke tijdvensters, zoals crossdockcentra en fabrieksterreinen.

Een praktische aanpak is om te starten met barcodes in het grootste deel van het magazijn en RFID gericht in te zetten waar snelheid en batchverwerking het belangrijkst zijn, bijvoorbeeld bij ontvangst, bulkopslag of verzending.

Praktijkvoorbeeld 1:
Groeiend magazijn maakt te veel fouten

Een groothandel in onderdelen groeit in vijf jaar tijd van één naar drie magazijnen. Orderpickers werken nog met papieren picklijsten en handmatige registratie in een spreadsheet. Het gevolg: verkeerd gepickte orders, ontbrekende artikelen en tientallen retourzendingen per maand.

Door alle stellingen en producten te voorzien van barcodelabels en met handheld scanners te werken, wordt elke pick-actie direct geregistreerd in het WMS. Het aantal fouten in voorraadbeheer neemt af met 60 tot 70%. Retourkosten, zoekwerk en frustratie op de werkvloer nemen daardoor merkbaar af.

Praktijkvoorbeeld 2:
Palletlogistiek met RFID

Een productiebedrijf dat met pallets en grote batches werkt, loopt tegen een ander probleem aan: tellen en controleren kost enorm veel tijd. Medewerkers moeten elke pallet apart scannen en fysiek verplaatsen om alles te controleren. Door stickers met RFID-tags op de pallets te plakken en bij docks en doorgangen RFID-readers te plaatsen, kunnen in korte tijd grote aantallen items worden gescand, zelfs als ze niet in het zicht zijn.

Praktijkvoorbeeld 3:
Veilig op de weg met RFID

Een bedrijf dat betonnen roadblocks verhuurt, gebruikt RFID op een heel creatieve manier. Ze plakken RFID-labels op de blokken, waardoor direct duidelijk wordt waar elk blok zich bevindt en hoeveel voorraad er is. Essentiële informatie tijdens grote infrastructurele klussen. Fouten in uitlevering worden nagenoeg geëlimineerd en medewerkers hoeven nooit meer lang te zoeken naar materiaal in het magazijn.

Lees meer over dit voorbeeld

Wanneer is labelscanning een goed idee?

Typische signalen dat je toe bent aan labelscanning:

  • Je breidt je magazijn uit en het overzicht neemt af.
  • Je hebt meerdere vestigingen en geen eenduidig beeld van de totale voorraad.
  • Je verliest tijd aan zoeken, natellen en fouten herstellen.
  • Retouren en klachten over verkeerde leveringen nemen toe.
  • Je merkt dat concurrenten sneller en foutlozer leveren dankzij digitalisering.

Dan is het geen goed idee om nog langer met handgeschreven formulieren en losse Excel-lijsten te werken. Met scanners en een goede koppeling naar je systemen verplaats je de registratie naar de plek waar het werk gebeurt: in het magazijn, bij de productie of onderweg.

Stappenplan op weg naar slimme labelscanning

  1. Analyseer je processen
    Breng in kaart waar nu fouten ontstaan, waar je veel zoektijd verliest en welke informatie je mist.

  2. Kies het type label
    Bepaal per processtap of barcode/QR voldoende is, of dat RFID toegevoegde waarde heeft vanwege volume, snelheid of traceerbaarheid.

  3. Selecteer scanners en mobiele devices
    Denk aan handheld computers, smartphones met ingebouwde scanner of robuuste devices voor veeleisende omgevingen.

  4. Schaf printers en labels aan
    Voor barcodes en QR-codes gebruik je standaard labelprinters; voor RFID heb je labelprinters nodig die ook smart labels met chips kunnen uitlezen en programmeren.

  5. Richt de koppeling met je systemen in
    Zorg dat je scanners praten met je ERP-, TMS- of voorraadsysteem (WMS), zodat gegevens direct op de juiste plek terechtkomen.

  6. Test in een pilot-omgeving
    Begin met één magazijnzone, productgroep of vestiging, zodat je kinderziektes er snel uit kunt halen.
  1. Train je team
    Maak het gebruik van scanners zo eenvoudig mogelijk en zorg voor duidelijke werkinstructies.

  2. Borg beheer en ondersteuning
    Regel wie verantwoordelijk is voor apparaten, updates, reparaties en gebruikersvragen. Investeren in een Mobile Device Management-systeem (MDM) kan hierbij waardevol zijn.
  3. Evalueer en schaal op
    Meet foutreductie, doorlooptijd en klanttevredenheid en breid daarna stapsgewijs uit.

Houd overzicht met MDM

Kies je voor labelscanning, dan kan het heel slim zijn om ook meteen te zorgen voor een goed managementsysteem. Want voor je het weet, heb je tientallen smartphones, scanners, handhelds, printers, tablets en laptops in gebruik en houd dan maar eens overzicht. Een Mobile Device Management (MDM) systeem geeft centraal overzicht en regelt dat apparaten beveiligd en up-to-date blijven. Veel MKB-bedrijven kiezen bijvoorbeeld voor SOTI MobiControl. Zo voorkom je dat data versnipperd raakt en je het overzicht kwijtraakt.

Dit heb je nodig om te starten met labelscanning

  • Investering in de juiste tools (labelprinters, scanners, software).
  • Technische capaciteit in je team (of goede externe hulp).
  • Tijd voor implementatie en training.
  • Periodiek budget voor onderhoud.
  • Flexibiliteit om processen te optimaliseren wanneer nodig.

Praktische hulp bij jouw stappen naar slimme labelscanning

Als je begint met het digitaliseren van jouw bedrijfsprocessen, wil je het niet gelijk onnodig complex maken. Start klein, maar gestructureerd, zodat je de mogelijkheid hebt om het later verder op te schalen en uit te breiden. Dan kan het heel fijn zijn om de hulp in te schakelen van een specialist die vaker met dit bijltje gehakt heeft. 

DCP is zo’n specialist. Met ruim twintig jaar ervaring in onze eigen drukkerij weten we precies hoe productiebedrijven werken. We zijn er immers zelf één. We kennen de uitdagingen én de oplossingen. Onze labelscanning-specialisten gaan graag met je in gesprek over hoe we ook jouw productieprocessen slimmer kunnen maken. We leveren de hardware, zoals scanners, mobiele devices en labelprinters. Maar we helpen je ook graag met de hardware- en softwareintegratie met jouw bedrijfssystemen. Onze IT-afdeling kan samen met jouw eigen ICT’ers slimme oplossingen bedenken die écht werken. Deze combinatie van advies, producten leveren, implementatie én service maakt ons uniek.

Heb je al die kennis zelf in huis? Prima. Dan is het goed om te weten dat je alle nodige hardware en fysieke labels gelijk in onze webshop kunt bestellen. 

Labelscanning werkt? Houd je hardware in topvorm

Zodra je labelscanning hebt ingevoerd, worden je labelprinters, RFID-readers, scanners en handheld computers net zo cruciaal als je heftrucks en magazijnstellingen. Je hele logistieke proces komt tot stilstand als de apparatuur niet goed werkt. Regel het onderhoud en beheer van deze devices daarom serieus. Zo voorkom je stress, onnodige fouten en kostbare noodreparaties. 

Ontdek meer over service en onderhoud van je hardware