Ieder bedrijf heeft te maken met de AVG. Zeker als je werkt met toegangssystemen en/of identificatie met personeelspassen of badges voor je medewerkers, klanten, patiënten of studenten. In de praktijk lopen veel organisaties tegen veel (onnodige) obstakels en uitdagingen aan rondom de privacywetgeving. Want wie gaat het regelen? Wie moet wat doen? En hoe houd je het uitvoerbaar? In dit blog zoomen we in op de praktijk en laten we zien hoe de persoonsidentificatie van jouw organisatie AVG proof wordt. En dat is vaak een stuk eenvoudiger dan je denkt.
Persoonsidentificatie en toegangscontrole vs. AVG
Sinds 25 mei is de nieuwe AVG, ofwel de Algemene Verordening Gegevensbescherming, officieel van kracht. Toch blijken veel organisaties nog niet of onvoldoende aan de nieuwe regels te voldoen, ook op het gebied van toegangscontrole en identificatie. Belangrijke zaken rondom informatiebeveiliging of verwerkersovereenkomsten worden vergeten, betrokkenen die niet met elkaar schakelen of überhaupt door de bomen het bos niet meer zien. Het zijn zomaar enkele zaken die we bij veel bedrijven tegen komen.
Vervelend en (soms) complex, maar gelukkig niet onoverkomelijk. Soms heb je gewoon even een nieuwe frisse blik nodig en iemand die de juiste touwtjes aan elkaar weet te knopen. En dan blijkt dat de persoonsidentifcatie binnen je organisatie opeens een stuk sneller AVG proof blijkt te zijn dan je dacht.
Impact AVG binnen zorg-, onderwijs- en overheidsinstellingen
Onze specialisten komen bij veel bedrijven over de vloer, ook binnen de zorg, het onderwijs en overheden. Hier merken we de uiteenlopende uitdagingen rondom informatiebeveiliging waar organisaties mee worstelen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Enkele voorbeelden:
- Verschillende medewerkers/afdelingen zijn aangewezen om te zorgen dat de persoonsidentificatie aan de AVG voldoet, maar iedereen legt de taken ergens anders neer
- Betrokken partijen hebben de kennis, maar missen een persoon die de juiste vragen stelt en deze kennis verbindt
- De databases met persoonsgegevens van bijvoorbeeld klanten, medewerkers, inwoners of patiënten voldoen niet meer aan de nieuwe eisen omtrent informatiebeveiliging
- Het op locatie printen van patiëntenpolsbandjes en school- of medewerkerspassen voor de identificatie mag niet zomaar meer en moet extra beveiligd worden
Uiteenlopende uitdagingen dus, die vaak eenvoudiger op te lossen zijn dan je denkt.
Een praktijkvoorbeeld
Ter illustratie een praktijkvoorbeeld van een van onze klanten met meerdere vestigingen in de zorg. Binnen deze organisatie dragen de medewerkers geen uniform, maar normale kleding. Een goede identificatie met pasjes en badges is dus cruciaal. Om te zorgen dat deze badges ook in de nieuwe situatie soepel en snel op locatie uitgegeven kunnen worden, werd een comité aangewezen.
Deze liep echter al snel tegen allerlei zaken aan die geregeld moesten worden, maar waarvan onduidelijk was hoe. Hoe zat het met de technische implementatie in het bedrijfssoftwaresysteem? Aan welke eisen moet de verwerking van persoonsgegevens voldoen? En hoe printen we de plastic pasjes op locatie? Om deze vraagstukken aan te pakken werd DCP ingeschakeld.
In korte tijd werd niet alleen duidelijk waar de problemen lagen, maar ook hoe de organisatie deze kon oplossen. Zo bleek het systeem alle benodigde functies al te bevatten om gegevens beveiligd te versturen. En nog interessanter: vrijwel alle kennis bleek al bij de verschillende partijen aanwezig te zijn, zonder dat ze dit doorhadden.
De geboden oplossing was dan ook tweeledig:
- Als verbindende factor door de juiste vragen te stellen en de juiste mensen met elkaar te verbinden
- Als faciliterende factor door advies over de beveiliging van de persoonsgegevens en het leveren van fotocamera’s en cardprinters die zowel een haarscherpe kwaliteit leveren als inspelen op de nieuwe veiligheidseisen
Dit lijkt logisch, maar toch merken we dat dit in de praktijk allesbehalve vanzelfsprekend is. Daarom ondersteunen we graag in dit proces en bekijken we samen met onze klanten hoe we hobbels overwinnen. Zo maken we je organisatie op het gebied van identificatie en gegevensverwerking zo snel en efficiënt mogelijk AVG proof. Daarvoor doorlopen we samen een aantal heldere stappen:
DCP begeleidt je graag in het hele project, als een spin in het web die alle betrokken partijen met elkaar verbindt:
Van advies tot AVG proof praktijkoplossingen
Loop jij ook tegen uitdagingen aan bij de invoering van de AVG of wil je graag een persoonlijk advies over hoe je zaken rondom informatiebeveiliging of persoonsidentificatie het beste aanpakt? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op. Met een maatwerk aanpak bekijken we de mogelijkheden voor jouw organisatie en verbinden we aandachtspunten aan oplossingen. Van advies tot card- en labelprinting of het volledige traject van idee tot fulfilment, wij bieden de oplossing die bij jouw organisatie past. En daar kun je op rekenen.