Kwaliteit staat bij DCP hoog in het vaandel. Om de kwaliteit van onze diensten en producten op peil te houden, kijken we steeds weer opnieuw kritisch naar onze processen. Kan het sneller? Kan het logischer? Waar kan het misgaan of gaat het daadwerkelijk mis? Hoe kunnen we dat voorkomen? Wat kunnen we verbeteren? Een van de methodes die we hierbij gebruiken is de 'Voer uit & Vergeet-methode' oftewel VV. Waarschijnlijk heb je nog nooit van deze methode gehoord. Dat kan kloppen, want we hebben het zelf bedacht. Misschien helpt het jou ook om de processen in je organisatie te verbeteren. In deze blog vertellen we je hoe de VV-methode werkt.
Kop en staart
Stel, je schakelt DCP in om gepersonaliseerde etiketten te printen en voor jou te versturen. Zo'n opdracht kun je opdelen in allerlei deelprocessen:
- Prijs en voorwaarden afstemmen
- Materialen afstemmen
- Voorraden checken
- Order inplannen
- Inkopen materialen
- Etiketten bedrukken
- Versturen
Elk deelproces kun je ook weer opdelen in verschillende stappen. Om de etiketten te kunnen personaliseren, zullen we bijvoorbeeld eerst onze software moeten koppelen aan de database van de klant. Wat elk deelproces kenmerkt, is dat het een kop en een staart heeft. Bijvoorbeeld de labelprinter aan het werk zetten. Als het ontwerp klaar is en de database gekoppeld, kan onze collega bij de labelprinter aan de slag.
Hij concentreert zich volledig op zijn taak. Allereerst bestudeert hij de order, zodat hij precies weet wat er moet gebeuren. Vervolgens zorgt hij ervoor dat het juiste materiaal in de printer zit en dat alles goed is ingesteld op de computer die de printer aanstuurt (database, fonts, posities e.d.). Dan kan hij een aantal testprints maken en controleren of alles conform de order is. Is hij tevreden? Dan kan hij de labelprinter het werk verder laten doen en zelf weer beginnen aan een nieuwe taak.
Geen afleiding tijdens de uitvoeringsfase
Zolang het proces nog niet is afgerond, laat onze collega zich niet afleiden. Als iemand hem iets vraagt, maakt hij met een kort knikje duidelijk dat hij nu niet gestoord kan worden. Pas als het deelproces afgerond is, kan hij zijn hoofd weer leegmaken voor een nieuwe taak. De vorige taak kan vergeten worden en de volgende taak kan beginnen. Bijvoorbeeld een andere printer aan het werk zetten, lunchen, of even naar die collega lopen die hem iets wilde vragen. En dan maar hopen dat die niet middenin een uitvoeringsfase zit en niet gestoord kan worden.
Rust in de tent
De VV-methode brengt rust in onze organisatie. Het principe is bij alle collega's bekend. We accepteren het dus van elkaar als een collega niet of nauwelijks reageert op een vraag die inbreekt in zijn of haar deelproces. We dringen niet aan, om te voorkomen dat we de collega uit z'n concentratie halen. Dat voorkomt dat hij opnieuw moet beginnen en dus dubbel werk moet doen. Een ander groot voordeel is dat door het bewust afronden van elke deeltaak iedereen vanaf dat moment het volgende deelproces van diezelfde order kan oppakken.
Ook op individueel niveau brengt de VV-methode rust. Als je zelf in een uitvoeringsfase zit, kun je je helemaal focussen op die ene taak. Je laat je niet afleiden door babbeltjes met collega's. Je hoeft nog niet na te denken over wat je hierna moet doen en je hoeft je ook geen zorgen te maken over eerder uitgevoerde taken. Omdat die helemaal zijn afgerond, kun je ze loslaten. Je mag ze vergeten. Dat creëert overzicht, voorkomt fouten en vermindert de hectiek, hoe druk het ook is.
Continu verbeteren zit in ons DNA
Is onze methode uniek? Nee, het heeft bijvoorbeeld veel raakvlakken met Getting Things Done, Kaizen of mindfulness in het algemeen. GTD bijvoorbeeld stelt dat als je een mail binnen 2 minuten kunt afhandelen dat nooit uitstelt. Dat geeft ruimte in je hoofd, want de taak is afgehandeld. Kaizen is Japans voor 'veranderen naar beter' of 'verbetering'. Het draait om de vraag 'Wat kan er vandaag beter?' Die kritische houding is onderdeel van het DNA van DCP. We zijn continu op zoek naar hoe we onze eigen processen kunnen verbeteren. Wat we doen, doen we goed. Maar het kan altijd nog beter. Je eigen mindset is daarbij heel belangrijk. Natuurlijk lukt het niet altijd en schieten wij ook nog wel eens in de stress. Maar de bewustwording helpt ook al en is een goede basis voor gestructureerd en foutloos werken.
Meer weten?
Geestelijk vader van de VV-methode is Roland. Hij bedacht het toen een collega geen overzicht meer kon houden in de drukte die nu eenmaal bij ons werk hoort. Zijn tip was: pak eerst één taak op, rond die helemaal af en ga dan pas verder met een volgende taak. Zo voorkom je dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Wil je meer weten over hoe het werkt in de praktijk? Roland vertelt je er graag over.